Doba na přečtení článku je 5 minut

8 rad, jak z konferenčních hovorů vytěžit co nejvíc

Práce z domu se stala novým standardem. Díky tomu trávíme mnohem více času videohovory. Bez důsledného plánování se ale mohou snadno ubrat nesprávným směrem.

Studie zjistily, že z průměrných 38 minut strávených na konferenčním hovoru je až 13 minut promarněných. Důvodů neefektivity je celá řada. Patří mezi ně například nastavování softwaru, nebo řešení rušivých vlivů.

Větší využívání videohovorů odhalilo další fenomén - únavu z konferenčních hovorů, která může vést až k vyhoření. Podle odborníků za to může několik faktorů. Například to, že musíme vynaložit mnohem větší úsilí, abychom při videohovorech interpretovali neverbální podněty. A taky si stále uvědomujeme, že ostatní nás sledují na kameře.

Přinášíme vám proto pár jednoduchých tipů, jak využít pracovní hovory co nejlépe a jak je svému týmu zpříjemnit.

1. Odstraňte rušivé podněty

Pokud se chcete vyhnout rušivým podnětům, ujistěte se, že je pozadí za vámi co nejprázdnější a prostředí co nejtišší. Pokud právě nemluvíte, vypněte si mikrofon, abyste ostatní nerušili šumem. Ještě před začátkem hovoru otestujte svá zařízení - ujistěte se, že funguje mikrofon i kamera, abyste během hovoru nezdržovali řešením technických problémů.

2. Na začátku představte strukturu

Hned v úvodu popište body jednání, což vám i vašim účastníkům pomůže se lépe soustředit a zapojovat se. Načrtněte cíle, očekávané výsledky a všechna témata, kterým se chcete věnovat. Ještě před hovorem poskytněte účastníkům možnost zařadit do programu body, které by chtěli probrat.

3. Moderujte

Konferenční hovor by měl moderovat organizátor. Na začátku si vyčleňte pár minut na konverzaci, která se netýká práce. Tato aktivita pomáhá budovat dlouhodobé vztahy i přes nedostatek osobních setkání. Potom by organizátor měl dávat slovo jednotlivým účastníkům, aby se nestalo, že začnou mluvit všichni najednou. Pokud by chtěl k tématu něco dodat jiný účastník, může se přihlásit o slovo.

4. Zapnutí kamery by mělo být dobrovolné

Pro někoho je zcela přirozené mít při konferenčních hovorech zapnutou kameru, nemusí to však platit pro všechny. Některé kolegy může kamera rušit při soustředění, pokud si chtějí dělat poznámky nebo pozorně naslouchat. Sledování sebe nebo jiných na kameře může působit rušivě a odvádět pozornost. Nechte proto každého účastníka rozhodnout za sebe, jestli si kameru zapne, nebo ne.

5. Použijte rozdělenou obrazovku

Psaní poznámek během hovoru tak bude mnohem efektivnější a přesnější. Pokud použijete rozdělenou obrazovku či dvě obrazovky, budete moci během zápisků sledovat účastníky hovoru.

Pokud používáte operační systém MacOS, nastavíte Split View tak, že podržíte tlačítko celé obrazovky, kde se vám zobrazí další možnosti. Pokud váš počítač pracuje v operačním systému Windows 10, otevřete program, který chcete mít na jedné straně obrazovky, klikněte na jeho záhlaví a potáhněte směrem k levému či pravému okraji obrazovky, dokud se vám nezobrazí předělení. Ve druhé části obrazovky se vám pak ukážou možnosti k otevření druhého programu.

6. Vyberte jednoduchý software 

Více než 50 procent uživatelů videokonferencí stráví během setkání téměř 10 minut nastavováním softwaru. Pokud zvolíte software na videohovory, který není třeba stáhnout, usnadníte život všem. Jedním z nich je například bezplatný program Google Meet, který lze spustit přímo ve webovém prohlížeči. Software si vždy předem otestujte, abyste se ujistili, že všechno funguje, jak má.

7. Respektujte lidi a jejich čas

67 % pracovníků uvedlo, že téměř polovina online setkání jim nic nepřinesla. Jedním z hlavních důvodů, které popsali, bylo i zpoždění. Nový účastník vpadne do konverzace a přeruší její plynulost. Náš mozek totiž potřebuje čas na znovunastartování koncentrace. Prokažte proto respekt vůči svým účastníkům dochvilností a neprodlužováním setkání.

8. Vyčleňte čas na otázky

Pravidelnými pauzami na otázky podpoříte zapojení účastníků do videohovoru. Zároveň budou díky tomu cítit, že je posloucháte a že na jejich názoru záleží.

I takovými jednoduchými kroky můžete zvýšit svou efektivitu, spokojenost svých klientů či zaměstnanců a přispět k tomu, aby se vaší firmě dařilo. A abyste mohli naplno věnovat řízení své firmy a ušetřili si starosti navíc, spolehněte se na kvalitní pojištění svého podnikání, které si rychle a jednoduše i bez osobního kontaktu uzavřete v pojišťovně Generali.

16.01.2025

Práce! Seriál o zaměstnání, kariéře a pojištění: Začátky podnikání

V třetí části našeho průvodce profesní kariérou se podíváme, co obnáší začít s vlastním podnikáním – ať už máte v úmyslu pracovat na volné noze jako tzv. osoba samostatně výdělečně činná, nebo chcete založit firmu a zaměstnávat tým lidí.

Na volné noze

Přechod ze zaměstnání na volnou nohu může přinést řadu výhod – nejčastěji se uvádí flexibilita, nezávislost a větší svoboda při nakládání s časem a objemem práce. To je vidět i na rostoucím grafu Počet OSVČ v ČR, kde se počet osob každoročně zvyšuje.

Ke konci roku 2024 je celkový počet OSVČ už přes 1 100 000, z toho více než 680 000 osob má již samostatnou výdělečnou činnost jako hlavní. Opustit jistotu zaměstnání však na druhou stranu znamená, že se musíte vypořádat s problémy, které jste dosud řešit nemuseli – najednou nemáte zaručený příjem, zaniká vám nárok na placenou dovolenou a nebudete-li si platit dobrovolné nemocenské pojištění, můžete zapomenout i na finanční dávky v době nemoci.

 

Jak to při změnách v profesním životě bývá, stát se OSVČ znamená zvykat si na nové skutečnosti, na které byste měli být pokud možno připraveni. Takže i když se těšíte na výhody, jako je lepší vyváženost pracovního a osobního života, je stejně důležité přemýšlet, jak co nejlépe využít příležitost, a zároveň ochránit své finanční i fyzické zdraví.

S tím vám pomohou tyto záchranné sítě: 

Penzijní plán – Při přechodu na volnou nohu si můžete dál platit penzijní připojištění, pokud patřilo k vašim zaměstnaneckým benefitům, nebo si můžete založit nové. Na základě doplňkového penzijního spoření tak budete mít nárok na státní příspěvek. Na internetu najdete kalkulačky, které vám pomohou spočítat, kolik byste si měli měsíčně spořit, abyste si i po odchodu do důchodu udrželi životní styl, na který jste zvyklí.

Pojištění příjmů a pojištění pracovní neschopnosti Vaše schopnost vydělávat peníze závisí na vaší schopnosti pracovat, a tak pracovní volno z důvodu nemoci nebo úrazu může negativně ovlivnit vaše příjmy. Vhodné pojištění vás ochrání před možnou ztrátou výdělku a zajistí, abyste byli schopni platit nečekané výdaje v souvislosti s léčením. Vyberte si takové pojištění, které odpovídá vašemu zdravotnímu stavu, nárokům na životní standard i rozpočtu.

Pojištění profesní odpovědnosti, provozní odpovědnosti a odpovědnosti za škodu – Ať se vydáváte na volnou nohu, pracujete na různých projektech nebo zakládáte vlastní firmu, měli byste být bez starostí ohledně úhrady právních a kompenzačních poplatků. Pojištění profesní odpovědnosti je pojištění proti škodám, které můžete způsobit výkonem své odborné profese. Je vhodné zejména pro profese, které se zabývají duševní činností vyžadující vyšší vzdělání. Je povinné např. při výkonu činnosti lékaře, advokáta, notáře či daňového poradce, ale hodí se i při výkonu nejrůznější poradenské činnosti apod. Pojištění provozní odpovědnosti je určeno pro podnikatele, kteří ze zákona odpovídají za škody způsobené provozní činností. Jako zaměstnavatel také musíte platit zákonné pojištění odpovědnosti, ze kterého bude uhrazena vašemu zaměstnanci škoda na zdraví a škoda vzniklá v souvislosti s pracovním úrazem a nemocí z povolání.

Úspory a investice – Ať si vytváříte finanční polštář, který vás ochrání, pokud příjmy nesplňují vaše očekávání, nebo si odkládáte peníze stranou, abyste měli na úhradu závazků na konci fiskálního roku, placení na spořicí účet nebo do investičního fondu vám může získat finanční zabezpečení v prvních etapách vzrušujícího přechodu na volnou nohu. 

 
  • Pokud poptávka po vašem zboží nebo službách podléhá sezónním výkyvům, hledejte příležitosti, jak kompenzovat výpadek příjmů mimo sezónu.
     
  • Najděte si dobrou účetní/účetního, kteří se postarají, aby vaše dokumenty a komunikace se státními institucemi byly v pořádku.
     
  • Najděte si kouče, který vás provede prvním rokem podnikání, a vyhněte se tak začátečnickým chybám, jež by vás mohly stát hodně peněz.

Budování týmu

Chystáte se naplnit podnikatelské ambice založením vlastní firmy? Chcete změnit příležitostný přivýdělek na podnikání na plný úvazek? Co byste měli vědět o ochraně svého podniku a zaměstnanců z hlediska pojištění?

Zdravotní pojištění a benefity – Co se týče samotných benefitů, při hledání zaměstnání si uchazeči vybírají práci i na základě těchto faktorů. A často jsou také klíčovými. Práce z domova, hybridní práce, flexibilní pracovní doba, dovolená navíc, příspěvky a podobně. To vše a ještě více jsou lákadly pro uchazeče. Proto je důležité, aby se malé firmy snažily nabídnout co nejlepší balíček výhod. Zdravotní pojištění musíte za své zaměstnance odvádět povinně, ale příspěvky na preventivní a nadstandardní péči nad rámec povinného zdravotního pojištění mohou být dobrý způsob, jak si přitáhnout a udržet talentované pracovníky.

Pojištění odpovědnosti zaměstnavatele Jako zaměstnavatel odpovídáte za dobré pracovní podmínky zaměstnanců a jste ze zákona povinni platit pojištění, ze kterého bude uhrazena vašemu zaměstnanci škoda na zdraví a škoda vzniklá v souvislosti s pracovním úrazem a nemocí z povolání. Projděte si nabídky různých institucí a vyberte si pojištění, které nejlépe odpovídá vaší situaci.

Generali Česká pojišťovna

Další pojištění – Na trhu existuje spousta produktů, které vám pomohou ochránit vaše podnikání. Můžete si pojistit výrobní zařízení, vybavení jako jsou počítače a mobilní telefony, nebo automobily a zboží při přepravě. Pamatujte, že máte odpovědnost nechat prostory firmy zkontrolovat z hlediska požární ochrany, a musíte zajistit, aby vaše firma splňovala všechna platná nařízení týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

Příspěvky na penzijní spoření Jako zaměstnavatel máte povinnost odvádět za své zaměstnance sociální pojištění. Když přijímáte nového pracovníka, jste povinni mu sdělit, jaké budou jeho odvody správě sociálního zabezpečení a kolik za něj bude odvádět vaše firma. V rámci balíčku zaměstnaneckých benefitů můžete svým zaměstnancům přispívat na penzijní spoření, které je výhodné pro obě strany. Pokud si totiž zaměstnanec odkládá alespoň 300 korun měsíčně, má nárok na příspěvek od státu. Zaměstnavatel z příspěvků do výše 50 tisíc korun ročně neodvádí sociální a zdravotní pojištění, je pro něj tedy výhodnější odměnit zaměstnance příspěvkem na penzijní spoření místo obyčejného zvednutí platu, které by automaticky navýšilo povinné odvody. 

 

Svým zaměstnancům můžete nabídnout i jiné zajímavé benefity, které tolik nezatíží váš rozpočet – společné pondělní snídaně, příležitost pracovat z domova, možnost hlídání dětí na pracovišti nebo odpočinkové zóny.

Chytří a inteligentní lidé potřebují dobrého lídra, který rozpozná jejich potenciál a umožní jim ho rozvinout. Nemáte-li vůdčí schopnosti, zkuste si najít kouče nebo kurz, který vám pomůže odbourat nedostatky, aby pod vaším vedením mohla vaše firma prosperovat a rozvíjet se.

Přečtěte si:

Práce! Seriál o zaměstnání, kariéře a pojištění: Jak si naplánovat odchod do důchodu

Práce! Seriál o zaměstnání, kariéře a pojištění: Nástup do prvního zaměstnání

Vyplatí se paušál pro OSVČ?

Vyberte kategorii